Privatlivspolitik

Hos Vivolex betragter vi beskyttelsen af dine personoplysninger som en kerneopgave. Vi har derfor udarbejdet denne persondatapolitik, der i klar form redegør for, hvordan vi indsamler, anvender og opbevarer oplysninger om dig.

Politikken finder anvendelse, når du er klient eller kunde hos os, når du benytter www.vivolex.com, når du i øvrigt retter henvendelse til os, og når vi modtager oplysninger om dig fra tredjepart.

Når du indgår i et samarbejde med Vivolex, sker behandlingen af dine oplysninger inden for rammerne af denne politik. Politikken understøttes internt af skriftlige retningslinjer for vores medarbejdere, der skal sikre, at vi til enhver tid efterlever EU's databeskyttelsesforordning (herefter "GDPR") og den danske databeskyttelseslov.

Har du spørgsmål til vores behandling af personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesansvarlige på 31333064 eller sh@vivolex.com. Du kan også læse om dine rettigheder i afsnittet "Dine rettigheder" og finde vores øvrige kontaktoplysninger nederst i politikken.

1. Vivolex og dataansvar

Vivolex behandler personoplysninger og har på den baggrund vedtaget denne politik, der oplyser dig om vores håndtering af dine data. Følgende juridiske enhed er ansvarlig for behandlingen:

Vivolex Advokatfirma CVR-nr. 35941878 herefter benævnt “Advokatfirmaet”.

Hvor der i det følgende henvises til Advokatfirmaets enkelte forretningsområder, gælder de pågældende afsnit alene for disse.

2. Hvad er personoplysninger?

Ved personoplysninger forstås enhver oplysning, der kan henføres til en identificeret eller identificerbar fysisk person (den registrerede).

Det kan eksempelvis være fulde navn, e-mailadresse, postadresse, CPR-nummer, telefonnummer, helbredsmæssige forhold, CVR-oplysninger for enkeltmandsvirksomheder, oplysninger fra tingbogen, statsborgerskab, oplysninger fra bilbogen, livsforsikringer, civilstand, IP-adresse, regnskaber, bank- og formueforhold.

Databeskyttelseslovgivningen sondrer mellem to overordnede kategorier:

Almindelige personoplysninger – f.eks. navn, e-mail, adresse, telefonnummer, civilstand, brugernavn, medlemsnummer, stilling, kontonummer og fotografi.
Følsomme personoplysninger – f.eks. helbredsoplysninger, allergier, politisk eller religiøs overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, statsborgerskab, børneattester og CPR-numre.

3. Når vi er dataansvarlige

Når du anvender Vivolex Advokatfirma som advokat, besøger vores website eller på anden vis kontakter os – telefonisk eller pr. e-mail – behandler vi forskellige oplysninger om dig.

Det omfatter navnlig:

Behandling af oplysninger om klienter, modparter og øvrige parter i forbindelse med den løbende sagsbehandling, hvor vi varetager vores klienters interesser.
Indhentning af legitimation mv. med henblik på at opfylde hvidvasklovens krav.
Opbevaring af stamdata om klienter og modparter, så vi kan gennemføre interessekonflikttjek efter de advokatetiske regler.
Opbevaring og anvendelse af kontaktoplysninger med henblik på markedsføring af tilsvarende ydelser over for vores klienter.
Opbevaring og anvendelse af kontaktoplysninger til udsendelse af nyhedsbreve til personer, der har samtykket hertil.

Som det klare udgangspunkt vil advokatvirksomheden være dataansvarlig, idet klienten henvender sig for at få juridisk bistand og ikke for at få behandlet personoplysninger.

Vi arbejder som altovervejende hovedregel selvstændigt i forhold til klienter og tredjeparter. Vi vurderer selv, om der er grundlag for at indsamle og behandle personoplysninger, hvilke oplysninger der er relevante og nødvendige, hvordan de behandles, til hvilket formål, og hvor længe de skal opbevares. Advokater er underlagt retsplejelovens regler og de advokatetiske regler, der blandt andet forudsætter uafhængighed mellem advokat og klient.

4. Når vi er databehandlere

I visse situationer optræder Vivolex som databehandler på vegne af vores klienter. Det kan f.eks. være, når vi varetager administrative opgaver eller administrerer en ordning, som klienten er forpligtet af, og hvor vi handler ud fra klientens instruks.

I disse tilfælde behandler vi udelukkende oplysningerne efter instruks fra den dataansvarlige klient og på grundlag af en indgået databehandleraftale.

Når vi optræder som databehandler, handler vi alene efter instruks fra den dataansvarlige og i overensstemmelse med den indgåede databehandleraftale, der fastlægger vilkårene for behandlingen. Databehandleraftalen lever altid op til kravene i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 3.

Denne persondatapolitik finder ikke anvendelse på de behandlingsaktiviteter, vi udfører som databehandler.

5. Formål, retsgrundlag og kategorier af oplysninger

Som led i vores rådgivning og leverancer behandler vi oplysninger til følgende formål:

Juridisk rådgivning i Advokatfirmaet

For at kunne levere advokatydelser og anden juridisk bistand har vi behov for at behandle en række personoplysninger.

Når du kontakter os pr. e-mail, telefon eller på anden måde, vil din henvendelse undertiden indeholde personoplysninger – f.eks. dine kontaktoplysninger, din tilknytning til en bestemt virksomhed eller andre oplysninger, du selv vælger at give os. I visse tilfælde modtager vi også oplysninger om dig fra tredjepart, eksempelvis fra din arbejdsgiver eller dine kolleger. Det kan typisk være kontaktoplysninger og oplysninger om din tilknytning til arbejdsgiveren.

Som dataansvarlig i klientsager behandler vi en række fortrolige oplysninger om navnlig vores klienter samt om tredjeparter med tilknytning til sagerne. Der er både tale om almindelige oplysninger omfattet af databeskyttelsesforordningens artikel 6 og databeskyttelseslovens § 6, CPR-numre reguleret i databeskyttelseslovens § 11, oplysninger i den særlige kategori efter forordningens artikel 9 og databeskyttelseslovens § 7 samt – i konkrete sager – oplysninger om strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 8.

Vi behandler disse oplysninger blandt andet for at kunne besvare din henvendelse, levere de aftalte juridiske ydelser og udføre de hertil knyttede opgaver, så vi kan opfylde den aftale, du har indgået med os, eller rådgive dig eller den virksomhed, du er ansat i.

Retter vores rådgivning sig mod dig som fysisk person, er hjemlen enten dit samtykke, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra a, opfyldelse af en kontrakt, jf. artikel 6, stk. 1, litra b, eller overholdelse af en retlig forpligtelse, vi er underlagt (f.eks. hvidvaskloven, tavshedspligten og de advokatetiske regler), jf. artikel 6, stk. 1, litra c.

Har vi ikke indgået aftale om juridisk rådgivning direkte med dig – f.eks. fordi du repræsenterer en virksomhed, vi rådgiver, eller er modpart i en sag – er hjemlen databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra f. Vores legitime interesse er i så fald, at behandlingen er nødvendig, for at vi kan opfylde vores aftale med den virksomhed, du repræsenterer.

For behandling af eventuelle følsomme oplysninger (f.eks. helbredsforhold, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold eller strafbare forhold) følger hjemlen ud over ovenstående oftest af forordningens artikel 9, stk. 2, litra a (udtrykkeligt samtykke) eller litra f, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, idet behandlingen kan være nødvendig for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare et retskrav. Behandlingen kan endvidere være nødvendig for at overholde arbejds-, sundheds- eller socialretlige forpligtelser, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2, jf. forordningens artikel 9, stk. 2, litra b.

I konkrete sager kan vi behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis det er nødvendigt for at varetage en legitim interesse, der klart overstiger hensynet til den registrerede. Hjemlen er databeskyttelseslovens § 8, stk. 2, 3 og 5.

Som advokatvirksomhed er vi efter hvidvaskloven forpligtet til at iagttage en række pligter ved levering af juridisk rådgivning. Vi kan derfor være forpligtet til at behandle oplysninger om bl.a. dit navn, CPR-nummer og pasnummer. Disse oplysninger behandles alene med dette formål, jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra c, og databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, jf. hvidvaskloven.

Vi behandler generelt kun de oplysninger, der er nødvendige for at levere vores ydelser, eller som vi efter lovgivningen er forpligtet til.

6. Generelle behandlingsprincipper

Vores behandling af personoplysninger følger til enhver tid de gældende principper i databeskyttelseslovens § 5, jf. forordningens artikel 5, stk. 1, litra a-f. Principperne er styrende for Vivolex's håndtering af alle modtagne oplysninger, uanset kategori og behandlingsgrundlag.

Lovlighed, rimelighed og gennemsigtighed

Indsamling og behandling sker altid lovligt og på en rimelig måde over for den registrerede, uanset om der er tale om et ansættelses-, kunde- eller leverandørforhold. Behandlingen gøres gennemsigtig ved brug af anerkendte digitale sagsbehandlingssystemer, hvor klienter og kunder kan få indsigt i egne oplysninger. Vi vurderer løbende lovligheden, rimeligheden og gennemsigtigheden ved en kortlægning af de indsamlede data.

Formålsbegrænsning

Indsamling sker til udtrykkeligt angivne og legitime formål og viderebehandles ikke på en måde, der er uforenelig hermed. Medmindre vi har et andet lovligt grundlag, indhenter vi dit samtykke, før vi behandler dine oplysninger til de beskrevne formål, og vi oplyser dig om grundlaget og vores legitime interesse.

Dataminimering

Vi behandler kun oplysninger, der er tilstrækkelige, relevante og begrænset til det nødvendige i forhold til formålet. Vi anvender ikke flere oplysninger end nødvendigt til den konkrete opgave.

Rigtighed

Vi tager ethvert rimeligt skridt for at sikre, at urigtige oplysninger straks slettes eller berigtiges. Dette sker ved løbende ajourføring, enten via kontakt med dig eller via opdatering fra offentlige registre såsom CVR-registret. Vi beder dig oplyse os om relevante ændringer i dine oplysninger.

Opbevaringsbegrænsning

Oplysninger opbevares ikke længere, end formålet tilsiger. Oplysninger kan dog opbevares længere, hvis de alene behandles til arkivformål i samfundets interesse eller til videnskabelige, historiske eller statistiske formål, jf. forordningens artikel 89, stk. 1, og under iagttagelse af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Integritet og fortrolighed

Oplysninger behandles på en måde, der sikrer tilstrækkelig sikkerhed, herunder mod uautoriseret eller ulovlig behandling og mod hændeligt tab, tilintetgørelse eller beskadigelse. Datatilsynets vejledning om IT-sikkerhed danner grundlag for vores tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

Adgang og tekniske foranstaltninger

Adgang til personoplysninger er begrænset til medarbejdere med et sagligt behov og omfatter så få personer som muligt, dog under hensyntagen til driften, så opgaverne kan løses ved sygdom, ferie og personaleudskiftning. Medarbejdere, der håndterer personoplysninger, modtager instruktion og oplæring i behandling, opbevaring og sikring.

Samtlige medarbejdere anvender personlige adgangskoder til pc'er og andet elektronisk udstyr med personoplysninger. Adgangskoder tildeles kun til de personer og systemer, der er behov for, må ikke videregives, og kontrolleres mindst hvert halve år. Forgæves adgangsforsøg registreres, og gentagne afviste forsøg blokeres.

Vivolex er som udgangspunkt et papirløst kontor. Findes følsomme eller fortrolige oplysninger undtagelsesvis på papir, opbevares de aflåst, når de ikke er i brug, og makuleres ved bortskaffelse. Elektroniske medier med internetforbindelse har opdateret firewall og virusbeskyttelse, og ved brug af åbne wifi-net iagttager vi passende sikkerhedsforanstaltninger.

Vi har gennemført en risikoanalyse, der ligger til grund for denne politik, og vi har interne regler og procedurer, der begrænser adgangen til dine data, så kun relevante medarbejdere kan tilgå dem.

Upload via kontakt- og tilbudsformular

Som klient, kunde eller bruger skal du være opmærksom på, at uploads via vores kontakt- og tilbudsformular aldrig må indeholde følsomme personoplysninger, jf. GDPR.

7. Videregivelse og overladelse

Videregivelse til tredjepart

Vi videregiver som udgangspunkt ikke personoplysninger omfattet af denne politik til tredjepart uden dit samtykke, medmindre vi er forpligtet hertil efter lovgivningen, eller det er nødvendigt for at forfølge de beskrevne formål.

Modtagere kan f.eks. være politiet, Skattestyrelsen, andre offentlige myndigheder, andre advokatvirksomheder (herunder i udlandet, hvis det er nødvendigt for din sag), eksterne samarbejdspartnere, vidner, kommuner, statslige myndigheder, voldgiftsnævn, arbejdsgivere, modparter samt danske eller udenlandske domstole og voldgiftsretter.

Hjemlen til videregivelse er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra a, b eller f. Al udveksling forudsætter, at indsamling, registrering og videregivelse er nødvendig i den konkrete sag for at bistå vores klient bedst muligt. Når en sag er afsluttet, kan vi anmode om klientens udtrykkelige samtykke til at offentliggøre en nyhed om sagen. Sker videregivelsen med henblik på markedsføring, indhenter vi dit samtykke, og du kan til enhver tid gøre indsigelse og frabede dig markedsføringshenvendelser i CPR-registret.

Databehandlere

Vi overlader i en række tilfælde behandlingen af dine oplysninger til vores databehandlere, f.eks. når en ekstern leverandør hoster vores data. Databehandlere behandler udelukkende dine oplysninger efter vores instruks, og vi indgår altid databehandleraftaler med dem.

Skal vi indsætte klientmidler på en klientkonto, er vi forpligtet til at videregive klientens identitetsoplysninger, så det kontoførende pengeinstitut kan opfylde sine pligter efter hvidvaskloven. Hjemlen er databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, jf. forordningens artikel 6, stk. 1, litra c, jf. hvidvaskloven.

8. Sikkerhed, opbevaring og sletning

Sikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed med instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine oplysninger mod tilintetgørelse, tab, ændring, uautoriseret offentliggørelse og uvedkommendes adgang.

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til medarbejdere, der behandler følsomme oplysninger, og vi kontrollerer den faktiske adgang gennem logning og tilsyn. Vi tager løbende backup for at undgå datatab og beskytter fortrolighed og autenticitet ved hjælp af kryptering.

Ved et sikkerhedsbrud, der medfører høj risiko for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, underretter vi dig hurtigst muligt.

Dokumentation

Vivolex fører interne fortegnelser over vores behandling af personoplysninger.

Opbevaring og sletning

Vi behandler som udgangspunkt dine oplysninger, så længe der består et kundeforhold mellem dig eller den virksomhed, du er ansat i, og os. Herefter opbevarer vi efter en konkret vurdering oplysningerne i op til 10 år, afhængigt af oplysningernes karakter, for at varetage vores forpligtelser efter de advokatetiske regler og forældelsesloven.

Vedrører din henvendelse ikke et kundeforhold, opbevarer vi oplysningerne i op til 5 år fra henvendelsens afslutning.

Oplysninger indhentet efter hvidvaskloven og bogføringsloven opbevares i 5 år efter kundeforholdets ophør og slettes herefter.

Ved sletning fjernes oplysningerne uigenkaldeligt fra alle lagringsmedier, herunder flytbare medier, så de ikke kan genskabes.

9. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesforordningens kapitel 3 har du en række rettigheder i forhold til vores behandling af dine oplysninger. Vi har indarbejdet interne retningslinjer, der sikrer, at vi fuldt ud kan efterleve forordningens krav.

Vil du gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte vores databeskyttelsesansvarlige på 31333064 eller sh@vivolex.com. Du kan forvente svar uden unødig forsinkelse og senest en måned efter modtagelsen. Vi kan anmode om yderligere dokumentation for din identitet, så dine oplysninger ikke kommer i de forkerte hænder.

Ret til indsigt (artikel 15)

Du har ret til at få oplyst, hvilke oplysninger vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger. Retten gælder dog ikke, hvis imødekommelse vil krænke andres rettigheder og friheder, eller hvis din interesse bør vige for afgørende private eller offentlige hensyn, jf. databeskyttelseslovens § 22 – f.eks. ved tavshedspligt eller forberedelse af eget forsvar i retssager.

Ret til berigtigelse (artikel 16)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig rettet. Det forudsætter, at oplysningerne faktisk er urigtige og ikke blot udtryk for en anden subjektiv eller faglig vurdering.

Ret til sletning (artikel 17)

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, før vi ellers ville slette dem.

Ret til begrænsning (artikel 18)

I visse tilfælde har du ret til at få behandlingen begrænset, så vi fremover kun må behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke eller for at fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav.

Ret til indsigelse (artikel 21)

Du kan i visse tilfælde gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling, herunder mod behandling til direkte markedsføring.

Ret til dataportabilitet (artikel 20)

I visse tilfælde har du ret til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og til at få dem overført til en anden dataansvarlig.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder på www.datatilsynet.dk.

Undtagelser for advokatvirksomheden

I visse tilfælde gælder dine rettigheder ikke fuldt ud for vores behandling. Vi er efter retsplejeloven og de advokatetiske regler underlagt tavshedspligt og kan derfor undlade at oplyse dig om behandlingen, hvis oplysningerne er fortrolige eller skal bruges til forberedelse af en retssag, jf. databeskyttelseslovens § 22, stk. 1.

Vi kan endvidere undlade at iagttage oplysningspligten, hvis du allerede er bekendt med oplysningerne, eller hvis det viser sig umuligt eller vil kræve en uforholdsmæssig stor indsats. Endelig har vi efter de advokatetiske regler pligt til at opbevare sagsakter, herunder elektroniske data, i en passende periode efter en sags afslutning.

10. Cookies

Hvad er en cookie?

Cookies er små tekstfiler, der anvendes på stort set alle hjemmesider. Når du accepterer cookies, placeres en cookie på den enhed, du besøger hjemmesiden fra. Cookien gør det muligt at genkende din enhed og at indsamle oplysninger om, hvilke funktioner du anvender, og hvilke sider du besøger. Cookies kan ikke sprede virus eller skadelige programmer og kan ikke oplyse, hvem du er. De kan dog give oplysning om den anvendte enhed og den IP-adresse, du besøger hjemmesiden fra.

Cookie- og privatlivspolitik

Når du besøger www.vivolex.com, indsamles oplysninger om dig, som anvendes til at tilpasse og forbedre vores indhold. Cookies giver os indblik i, hvordan hjemmesiden fungerer og anvendes, hvilket har et statistisk sigte og samtidig hjælper os med at gøre siden mere brugervenlig.

Ønsker du ikke, at der indsamles oplysninger, kan du slette dine cookies via din browsers indstillinger og undlade videre brug af websitet. Fjerner du cookies, risikerer du, at websitet ikke fungerer optimalt.

Indsamling og behandling af cookies

Indsamling sker f.eks. ved almindelig tilgang af indhold, tilmelding til nyhedsbrev, deltagelse i konkurrencer eller undersøgelser, registrering som bruger eller ved køb via websitet. Vi indsamler typisk et unikt ID og tekniske oplysninger om din computer, tablet eller mobiltelefon, din IP-adresse, geografisk placering samt hvilke sider du klikker på. I det omfang du selv giver eksplicit samtykke og indtaster oplysningerne, behandles desuden navn, telefonnummer, e-mail, adresse og betalingsoplysninger, typisk ved oprettelse af login eller køb.

11. Kontaktoplysninger

Har du spørgsmål, kommentarer eller ønsker vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os:

Vivolex Advokatfirma

Co/Frederiksholm Advokater ApS

Frederiksholms Kanal 18, 1.

1220 København K

Telefon: 31333064

E-mail: sh@vivolex.com

Ønsker du at klage over vores behandling af dine personoplysninger, kan du rette henvendelse til:

Datatilsynet

Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby

Telefon: 33 19 32 00

E-mail: dt@datatilsynet.dk

Se også: www.datatilsynet.dk/kontakt